Un collaborateur part demain : qui a encore accès à vos données ?

Personne ne part avec l'intention de nuire, et ce n'est pas de cela qu'il s'agit. Le risque réel est ailleurs : un accès qui reste actif est un accès que plus personne ne surveille. Il n'apparaît sur aucun tableau de bord, il ne déclenche aucune alerte, et si un identifiant est un jour compromis ailleurs, il devient une entrée dans votre système au nom d'une personne que vous ne pouvez plus joindre.

Désactiver un compte ne suffit pas, parce qu'un compte n'est pas le seul point d'entrée. Restent souvent actifs : les sessions déjà ouvertes sur un téléphone personnel ou un navigateur, l'appartenance à des boîtes partagées et à des groupes de discussion, les liens de partage externes créés par cette personne sur des documents, et les applications tierces auxquelles elle avait connecté son compte professionnel. Chacun de ces éléments survit à la désactivation.

Il y en a deux, et l'ordre compte peu tant que les deux sont faits. Le premier est de bloquer la connexion du compte. Le second, celui qu'on oublie presque toujours, est de révoquer toutes les sessions actives. Sans cette seconde action, une session déjà ouverte sur un appareil personnel peut continuer à fonctionner un moment, parce que l'appareil n'a pas besoin de se reconnecter pour continuer à lire des messages. Microsoft documente d'ailleurs ces deux opérations comme la première étape du départ d'un employé, avant toute autre.

C'est la partie qui coûte cher quand on la traite trop tard. Avant de libérer la licence, il faut décider quoi faire de la messagerie et des fichiers personnels de travail : les transférer à un responsable, les convertir en boîte partagée, ou les archiver. Une fois le compte supprimé, un compte à rebours démarre, et au terme de ce délai le contenu n'est plus récupérable. L'ordre à retenir est donc simple : couper les accès d'abord, récupérer les données ensuite, libérer la licence en dernier.

La bonne pratique n'est pas de tout mémoriser mais d'écrire la liste une seule fois, avec le nom de la personne responsable de chaque ligne et le délai attendu. Cette liste tient sur une page. Elle doit être déclenchée par les ressources humaines, pas par l'informatique, parce que ce sont les RH qui connaissent la date de départ en premier. C'est ce déclencheur, plus que la liste elle-même, qui fait la différence entre une procédure écrite et une procédure appliquée.