Business Central et facturation électronique : ce que votre ERP doit gérer

Une facture électronique n'est pas un PDF joint à un e-mail : c'est un fichier structuré, transmis par une plateforme agréée par l'administration fiscale. Pour une entreprise soumise à l'obligation d'émettre, un envoi par mail, en PDF ou sur papier ne remplit plus l'obligation. Trois formats sont admis : UBL, CII, et un format mixte qui associe un fichier CII à un PDF, couramment appelé Factur-X. Votre ERP doit donc produire l'un de ces formats, l'envoyer à votre plateforme, recevoir les factures de vos fournisseurs et suivre l'état de chaque facture. Pour le calendrier complet de la réforme, voir notre article dédié.

Business Central s'appuie sur un module de documents électroniques, disponible depuis la version 23 sortie en 2023, qui gère les flux de vente comme d'achat. Pour la France, Microsoft a ajouté en 2026 une fonction dédiée à la réforme : elle produit les factures au format UBL (Peppol BIS 3) et Factur-X (profil EN 16931), importe les factures d'achat reçues dans ces deux formats et contrôle plusieurs règles françaises avant l'envoi. Un point à retenir : Microsoft n'est pas une plateforme agréée. Business Central se raccorde à votre plateforme par un connecteur, et le contrat se signe avec la plateforme elle-même. Parmi les connecteurs proposés par défaut, Avalara, B2BRouter et Pagero figurent sur la liste officielle des plateformes agréées.

La réforme ajoute quatre mentions aux factures : le SIREN du client, l'adresse de livraison quand elle diffère de celle du client, la catégorie d'opération (biens, services ou les deux) et, le cas échéant, la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ». L'administration ne les attend pas toutes en même temps : le SIREN, la catégorie d'opération et l'option débits lui sont transmis dès 2026, l'adresse de livraison et le détail des lignes à partir du 1er septembre 2027. Dans Business Central, cela se prépare dans les fiches : SIREN et SIRET de votre société, SIREN et adresse électronique de réception de chaque client, nature biens ou services des articles, des ressources et des comptes. C'est souvent le chantier le plus long, et il ne dépend pas de Microsoft : une fiche incomplète, c'est une facture qui risque d'être rejetée par la plateforme.

C'est l'obligation déjà en vigueur pour toutes les entreprises. Dans Business Central, les factures fournisseurs arrivent par la plateforme et sont importées par un traitement planifié, ou manuellement si besoin. Le logiciel reconnaît le fournisseur, notamment par son numéro de TVA, crée un brouillon puis une facture ou une commande d'achat, et bloque les doublons. Si la facture porte le numéro de commande, le lien se fait automatiquement, et le rapprochement des lignes peut s'appuyer sur une tolérance d'écart que vous fixez. À noter : une facture reçue en PDF reste valable pour la payer et déduire la TVA. La réforme change le circuit, pas la validité de ce qui est déjà en cours.

Chaque facture a désormais un cycle de vie suivi par les plateformes. Quatre statuts sont obligatoires et remontent à l'administration : déposée, rejetée (refus technique par une plateforme), refusée (par le client, et seulement pour un motif prévu par la norme, pas pour un simple litige commercial) et encaissée. Ce dernier est à votre charge pour les prestations de services dont la TVA est due à l'encaissement : il transmet la date et le montant encaissé. Pour vos ventes aux particuliers et vos opérations internationales, l'e-reporting prend le relais : les données partent à un rythme fixé par votre régime de TVA, par décade, par mois ou par bimestre. Business Central gère les paiements dans son module de documents électroniques et propose un format d'e-reporting pour la France. Vérifiez avec votre plateforme qui calcule les totaux journaliers attendus pour les ventes aux particuliers.

La loi de finances pour 2026 a relevé les sanctions : 50 € par facture non émise au format électronique, dans la limite de 15 000 € par an, et 500 € par transmission d'e-reporting manquante, avec le même plafond. L'administration a annoncé qu'aucune sanction ne serait appliquée en 2026, et son guide met l'accent sur une mise en conformité documentée : ce répit ne repousse pas le calendrier, il laisse le temps de bien faire. Autre échéance qui touche directement vos modèles de facture : au 1er janvier 2027, les règles de TVA passent du Code général des impôts au Code des impositions sur les biens et services. Les références légales imprimées sur vos factures devront suivre, les anciennes restant admises jusqu'au 30 juin 2028.

Vérifiez votre version : la fonction française est intégrée aux versions récentes de Business Central, et une installation ancienne doit d'abord être mise à jour. Choisissez votre plateforme en vérifiant qu'elle figure sur la liste officielle et qu'elle propose un connecteur pour Business Central. Complétez vos fiches : SIREN, adresses, nature biens ou services. Testez la réception avec quelques fournisseurs avant de généraliser. Préparez l'émission de 2027 en envoyant vos premières factures électroniques avant l'échéance : une PME peut émettre de façon volontaire avant sa date, mais un client ne peut pas l'y obliger.