Desaparece una carpeta: ¿en cuánto tiempo se pierde definitivamente?

Para los archivos almacenados en SharePoint y OneDrive la regla es la misma y el contador es único. Un elemento eliminado pasa primero a la papelera del sitio y luego a una segunda, la de la colección de sitios, donde termina su estancia. El total de ambas etapas es de 93 días desde la eliminación inicial. Después, el elemento se suprime definitivamente. Microsoft conserva además copias internas durante unos quince días más, pero su restauración pasa por una solicitud al soporte y no constituye un mecanismo en el que apoyarse.

Ese plazo es cómodo para un error detectado el mismo día, y mucho menos para todo lo demás. Una carpeta de proyecto cerrada que solo se reabre al cierre del ejercicio, un archivo contable que solo se consulta en el cierre, un directorio de cliente cuya ausencia solo aparece al hacer seguimiento: en los tres casos, el descubrimiento tiene buenas probabilidades de llegar después del día 93. El contador no arranca cuando constata la pérdida, sino cuando se produjo la eliminación.

Dos situaciones merecen atención particular porque combinan volumen y discreción. La primera es la salida de un empleado cuya cuenta se elimina: los archivos guardados solo en su espacio personal se van con él, y la cuenta atrás empieza sin que nadie lo haya decidido. La segunda es el gran orden: alguien hace espacio, elimina lo que le parece obsoleto y se lleva por el camino documentos de los que no era el único propietario.

Es la confusión más extendida y la más costosa. Una papelera es una red de seguridad para un error reciente. Una copia de seguridad es una copia independiente, cuya frecuencia y duración de conservación elige usted, y que sigue disponible incluso si el original se eliminó, se cifró o se modificó hace mucho. Microsoft garantiza la disponibilidad de la plataforma y la resiliencia de su infraestructura; la decisión de conservar sus datos más allá de los plazos estándar es suya. Muchas empresas descubren ese reparto justo cuando lo necesitan.

Puede hacer balance sin herramientas adicionales. Compruebe primero si el plazo de papelera de su organización sigue en el ajuste estándar o si un administrador lo ha acortado. Mire después si existe una regla de conservación en las ubicaciones que realmente importan, como contabilidad, contratos y expedientes de clientes. Pregunte por último quién, con nombre y apellidos, sería capaz de restaurar una carpeta eliminada hace cuatro meses, y por qué medio. Si esa última pregunta queda sin respuesta, ya ha identificado el asunto.