Un dossier disparaît : dans combien de temps est-il définitivement perdu ?

Pour les fichiers stockés dans SharePoint et OneDrive, la règle est la même et le compteur est unique. Un élément supprimé passe d'abord dans la corbeille du site, puis dans une seconde corbeille, celle de la collection de sites, où il termine son séjour. Le total des deux étapes est de 93 jours à compter de la suppression initiale. Au-delà, l'élément est supprimé définitivement. Microsoft conserve encore des sauvegardes internes pendant une quinzaine de jours supplémentaires, mais leur restauration passe par une demande au support et ne constitue pas un mécanisme sur lequel s'appuyer.

Ce délai est confortable pour une erreur remarquée le jour même, et beaucoup moins pour tout le reste. Un dossier de projet clos qu'on ne rouvre qu'au moment du bilan, une archive comptable qu'on ne consulte qu'à la clôture, un répertoire client dont l'absence n'apparaît qu'à la relance : dans ces trois cas, la découverte a de bonnes chances d'arriver après le 93e jour. Le délai ne se déclenche pas quand vous constatez la perte, mais quand la suppression a eu lieu.

Deux situations méritent une attention particulière parce qu'elles combinent volume et discrétion. La première est le départ d'un collaborateur dont on supprime le compte : les fichiers qui n'étaient stockés que dans son espace personnel partent avec lui, et le compte à rebours démarre sans que personne ne l'ait décidé. La seconde est le grand rangement : quelqu'un fait de la place, supprime ce qui lui paraît obsolète, et emporte au passage des documents dont il n'était pas le seul propriétaire.

C'est la confusion la plus répandue, et la plus coûteuse. Une corbeille est un filet de sécurité pour une erreur récente. Une sauvegarde est une copie indépendante, dont vous choisissez la fréquence et la durée de conservation, et qui reste disponible même si l'original a été supprimé, chiffré ou modifié il y a longtemps. Microsoft assure la disponibilité de la plateforme et la résilience de son infrastructure ; la décision de conserver vos données au-delà des délais standards, elle, vous appartient. Beaucoup d'entreprises découvrent cette répartition au moment où elles en ont besoin.

Vous pouvez faire le point sans outil supplémentaire. Vérifiez d'abord si le délai de corbeille de votre organisation est resté au réglage standard ou s'il a été raccourci par un administrateur. Regardez ensuite s'il existe une règle de conservation sur les emplacements qui comptent vraiment, comme la comptabilité, les contrats et les dossiers clients. Demandez enfin qui, nommément, serait capable de restaurer un dossier supprimé il y a quatre mois, et par quel moyen. Si cette dernière question reste sans réponse, vous avez identifié le sujet.