Combien vous coûtent les licences Microsoft que personne n'utilise ?

Une licence Microsoft se paie par personne et par mois. Tant que quelqu'un l'occupe, elle est utile. Le jour où cette personne quitte l'entreprise, change de poste ou n'utilise plus l'outil, la ligne reste sur la facture. Rien ne la signale : elle ne provoque ni panne, ni alerte, ni réclamation. C'est une dépense qui se comporte exactement comme un abonnement oublié sur un compte bancaire.

La première est le départ non répercuté : le compte est désactivé, mais la licence n'est pas libérée, et l'abonnement continue. La deuxième est la licence trop large : une personne dispose d'une licence complète alors qu'elle n'utilise que la messagerie et la visioconférence. La troisième est le doublon : vous payez un outil externe pour la signature électronique, le partage de fichiers ou la visioconférence, alors que la même fonction est déjà incluse dans ce que vous payez à Microsoft.

Deux endroits suffisent, et l'accès administrateur de votre entreprise y donne droit. Dans le centre d'administration Microsoft 365, la section Facturation puis Licences indique combien de licences vous payez et combien sont réellement attribuées. L'écart entre les deux est directement de l'argent qui dort. Ensuite, les rapports d'utilisation montrent, service par service et personne par personne, qui se sert vraiment de quoi sur les 30, 90 ou 180 derniers jours. Une personne qui apparaît active sur la messagerie et nulle part ailleurs n'a probablement pas besoin de la licence la plus complète.

L'arithmétique est simple et vous n'avez besoin de personne pour la faire. Sur la base des tarifs publics Microsoft, une licence Business Standard à 12,50 € par mois laissée en place sur dix comptes inutilisés représente 1 500 € par an. Une licence E3 à 33,75 € par mois dans la même situation coûte 4 050 € par an. Ce ne sont pas des économies théoriques : c'est une ligne budgétaire que vous pouvez supprimer sans dégrader le service rendu à une seule personne.

Ce contrôle n'a pas besoin d'être un projet. Il tient en une réunion de trente minutes, deux fois par an, entre la personne qui suit les licences et celle qui connaît les mouvements de personnel. Le meilleur moment pour la première est deux mois avant la date d'anniversaire de votre contrat, parce que c'est à ce moment-là que le nombre d'abonnements peut être ajusté à la baisse. Passé cette date, vous êtes engagé pour une année de plus sur un volume que vous n'avez pas choisi.