Comment partager des fichiers avec mes collègues sans s'envoyer des emails ?

OneDrive = votre espace personnel dans le cloud. Vous y rangez vos propres fichiers et pouvez en partager ponctuellement. SharePoint = l'espace partagé de l'équipe (contrats, procédures, fichiers marketing, comptabilité partagée). La règle : fichier de l'équipe → SharePoint. Fichier perso temporaire → OneDrive.

Plusieurs personnes peuvent modifier le même fichier Word, Excel ou PowerPoint en même temps. Chaque modification apparaît en temps réel pour tous, avec la couleur de chaque auteur. Fini les 'merci de ne pas modifier pendant que je travaille dessus'. Inclus dans toutes les offres Microsoft 365 Business (dans les applications web pour Business Basic, qui n'a pas les apps Office desktop).

1) Clic droit sur le fichier → Partager. 2) Entrez l'email du destinataire. 3) Choisissez 'Peut modifier' ou 'Peut afficher'. 4) Cliquez Envoyer. Le destinataire reçoit un lien, pas une copie. Tout le monde travaille sur la même version. Pour un externe, cochez 'Personnes spécifiques' : le lien ne fonctionne que pour son adresse, et une date d'expiration peut s'ajouter selon les réglages de votre administrateur.

Microsoft fournit gratuitement l'outil de migration (SharePoint Migration Tool). La durée dépend du volume, du nombre de fichiers et de votre connexion : nous la datons après l'audit. L'arborescence est préservée. Les permissions Windows NTFS peuvent être reprises, à condition de préparer la correspondance des comptes, et c'est souvent l'occasion de les simplifier. Grâce à la synchronisation OneDrive, les utilisateurs retrouvent leurs fichiers dans l'Explorateur Windows sans changer leurs habitudes.