Un empleado se va mañana: ¿quién sigue teniendo acceso a sus datos?

Nadie se va con la intención de causar daño, y no se trata de eso. El riesgo real está en otro lugar: un acceso que sigue activo es un acceso que ya nadie vigila. No aparece en ningún cuadro de mando, no dispara ninguna alerta, y si esa credencial se ve comprometida algún día en otro sitio, se convierte en una entrada a sus sistemas a nombre de una persona a la que ya no puede localizar.

Desactivar una cuenta no basta, porque una cuenta no es el único punto de entrada. Suelen seguir activos: las sesiones ya abiertas en un teléfono personal o un navegador, la pertenencia a buzones compartidos y grupos de conversación, los enlaces de uso compartido externo que esa persona creó en documentos, y las aplicaciones de terceros a las que había conectado su cuenta profesional. Todos ellos sobreviven a la desactivación.

Son dos, y el orden importa poco mientras se hagan ambos. El primero es bloquear el inicio de sesión de la cuenta. El segundo, el que casi siempre se olvida, es revocar todas las sesiones activas. Sin esa segunda acción, una sesión ya abierta en un dispositivo personal puede seguir funcionando un tiempo, porque el dispositivo no necesita volver a autenticarse para continuar leyendo mensajes. Microsoft documenta ambas operaciones como el primer paso ante la salida de un empleado, antes de cualquier otra.

Es la parte que sale cara cuando se trata demasiado tarde. Antes de liberar la licencia hay que decidir qué hacer con el buzón y con los archivos de trabajo: transferirlos a un responsable, convertir el buzón en compartido o archivarlos. Una vez eliminada la cuenta empieza una cuenta atrás, y al término de ese plazo el contenido ya no es recuperable. El orden a recordar es simple: cortar los accesos primero, recuperar los datos después, liberar la licencia al final.

La buena práctica no es memorizarlo todo, sino escribir la lista una sola vez, con el nombre del responsable de cada línea y el plazo esperado. Esa lista cabe en una página. Debe activarla recursos humanos, no informática, porque es RRHH quien conoce primero la fecha de salida. Ese disparador, más que la lista en sí, es lo que separa un procedimiento escrito de un procedimiento aplicado.