¿Cuánto le cuestan las licencias de Microsoft que nadie usa?

Una licencia de Microsoft se paga por persona y por mes. Mientras alguien la ocupa, es útil. El día en que esa persona deja la empresa, cambia de puesto o deja de usar la herramienta, la línea permanece en la factura. Nada la señala: no provoca ninguna avería, ninguna alerta, ninguna reclamación. Se comporta exactamente como una suscripción olvidada en una cuenta bancaria.

La primera es la salida no tramitada: la cuenta se desactiva pero la licencia no se libera, y la suscripción continúa. La segunda es la licencia sobredimensionada: una persona dispone de una licencia completa cuando solo usa el correo y las videollamadas. La tercera es el duplicado: paga una herramienta externa para la firma electrónica, el intercambio de archivos o la videoconferencia cuando esa misma función ya está incluida en lo que paga a Microsoft.

Bastan dos sitios, y el acceso de administrador de su empresa da derecho a ambos. En el centro de administración de Microsoft 365, la sección Facturación y luego Licencias indica cuántas licencias paga y cuántas están realmente asignadas. La diferencia entre ambas cifras es dinero parado. Después, los informes de uso muestran, servicio por servicio y persona por persona, quién usa realmente qué en los últimos 30, 90 o 180 días. Alguien activo en el correo y en ningún otro sitio probablemente no necesita la licencia más completa.

La aritmética es simple y no necesita a nadie para hacerla. Sobre la base de las tarifas públicas de Microsoft, una licencia Business Standard a 12,50 € al mes mantenida en diez cuentas sin uso representa 1.500 € al año. Una licencia E3 a 33,75 € al mes en la misma situación cuesta 4.050 € al año. No son ahorros teóricos: es una línea presupuestaria que puede suprimir sin degradar el servicio a una sola persona.

Este control no necesita ser un proyecto. Cabe en una reunión de treinta minutos, dos veces al año, entre quien sigue las licencias y quien conoce los movimientos de personal. El mejor momento para la primera es dos meses antes de la fecha de aniversario de su contrato, porque es entonces cuando el número de suscripciones puede ajustarse a la baja. Pasada esa fecha, queda comprometido un año más con un volumen que no ha elegido.