¿Cuánto cuesta Business Central? Licencias, proyecto y presupuesto real

En su página de precios, consultada el 26 de octubre de 2026, Microsoft muestra tres licencias, en euros sin IVA por usuario y mes con pago anual: Essentials a 69,30 €, Premium a 95,30 € y Team Members a 6,90 €. Essentials cubre finanzas, ventas, compras, inventario, proyectos y relación con los clientes. Premium añade fabricación y gestión de servicios. Team Members está pensada para las personas que consultan, aprueban o introducen datos de forma puntual. Estas tarifas incluyen la subida anunciada por Microsoft en mayo de 2025 y aplicada desde el 1 de noviembre de 2025, tanto a las nuevas suscripciones como a las renovaciones. Cada suscripción incluye un entorno de producción y tres entornos de prueba, además de 80 GB de almacenamiento por tenant, a los que cada licencia suma su parte: 3 GB por licencia Essentials y 5 GB por licencia Premium desde esa subida.

No todo el mundo necesita una licencia completa. Un contable, un comprador o un responsable de logística que introduce y valida documentos a diario necesita Essentials o Premium. Un comercial que consulta el stock, un directivo que aprueba una solicitud de compra o un empleado que registra sus horas puede conformarse con Team Members. Pongamos una pyme de doce personas en la que cinco usan el ERP a diario y siete de forma puntual. Cinco licencias Essentials y siete Team Members cuestan 5 × 69,30 € + 7 × 6,90 €, es decir, 394,80 € sin IVA al mes. Doce licencias Essentials costarían 831,60 € sin IVA al mes. Antes de dimensionar, haga la lista de las personas y de lo que hacen realmente en el ERP: ahí es donde se ganan o se pierden la mayoría de los euros.

El proyecto es el trabajo del partner: configurar Business Central, migrar sus datos, conectar sus otras aplicaciones y formar a sus equipos. Su coste depende de cinco factores. En primer lugar, el alcance funcional: las finanzas por sí solas no requieren el mismo trabajo que finanzas, compras, ventas, inventario y fabricación. Después, el número de sociedades, sobre todo si hay flujos entre ellas. La migración de datos: unos ficheros de clientes y artículos limpios se migran rápido, los duplicados acumulados durante diez años, mucho menos. Las interfaces con su tienda online, su banco, su software de nóminas o una herramienta sectorial. Por último, la formación, que determina el uso real. En Helion Cloud, cada proyecto se presupuesta a medida, tras una auditoría gratuita y un taller de definición del alcance. Un precio anunciado sin conocer estos cinco puntos es o muy prudente o erróneo.

Tres partidas faltan a menudo en las comparativas. Las extensiones del marketplace AppSource, que añaden una función de negocio (gestión de envíos, nóminas, un sector concreto) y suelen pagarse como suscripción a su editor. La plataforma acreditada de facturación electrónica, obligatoria para recibir sus facturas desde septiembre de 2026: Business Central se conecta a ella, pero el contrato se firma con la plataforma, como explicamos en nuestro artículo sobre la facturación electrónica. Por último, las licencias de Power BI, si comparte cuadros de mando más allá de sus autores: Power BI Pro figura a 12,10 € sin IVA por usuario y mes con pago anual en la web de Microsoft, según nuestra consulta del 6 de octubre de 2026. A estas partidas se suma el tiempo de sus equipos durante el proyecto, que no aparece en ninguna factura y pesa tanto como el resto.

Para valorar el precio de Business Central, compárelo con lo que ya paga: el mantenimiento de su software actual, el servidor que lo aloja, la doble introducción de datos entre herramientas y las hojas de Excel mantenidas a mano. Hemos detallado estas comparaciones para Sage, Cegid y Odoo. Para saber si Business Central se adapta a su actividad antes de hablar de presupuesto, nuestro cuestionario de 5 minutos le da una primera respuesta, y nuestra página de integrador ERP explica cómo llevamos un proyecto.