Mes salariés utilisent des outils IA sans autorisation : que dois-je faire ?

Une interdiction générale déplace le problème sans le résoudre. Interrogez les équipes sur les tâches qu’elles essaient d’accélérer : résumer, traduire, convertir, partager ou automatiser. Vous pourrez distinguer les besoins légitimes des habitudes risquées et proposer une alternative officielle adaptée.

Écrivez une page simple : quelles données ne doivent jamais être envoyées vers un service non approuvé, quels outils sont autorisés, comment demander une exception et qui contacter en cas d’erreur. Utilisez des exemples concrets plutôt que des notions juridiques abstraites. La règle doit être applicable en moins d’une minute.

La gouvernance fonctionne seulement si l’outil autorisé répond au besoin. Microsoft 365 Copilot, les protections d’identité, les contrôles de partage et la classification des données peuvent offrir un cadre cohérent. Pour les services cloud non maîtrisés, Defender for Cloud Apps aide à observer les usages et évaluer les risques sans lire le travail de chaque salarié.

Montrez ce qui se passe lorsqu’un document est envoyé vers un compte personnel, comment anonymiser une demande et comment vérifier une réponse générée. Prévoyez aussi une procédure de signalement sans sanction automatique : mieux vaut être informé immédiatement d’une erreur que la découvrir plusieurs mois plus tard.